A Prática da Comunicação Pessoal

Fuja da falta de atenção

Seja natural, desperte a curiosidade, faça perguntas. Evite o negativismo, demonstre ânimo, confiança e entusiasmo ao falar, destaque os pontos positivos. 

Evite ataques pessoais

Críticas devem ser feitas de forma individual, jamais em grupo. As discussões devem se restringir ao campo profissional. Procure conhecer o que público alvo pensa a respeito do assunto, use os conceitos da autoestima e da empatia para acabar com o preconceito.

Não fale em demasia

Objetividade e clareza são dois atributos importantes na comunicação. Não use palavras difíceis, a simplicidade facilita o entendimento, portanto use palavras e expressões de sentido comum. Fale uma linguagem adequada aos ouvintes, exemplifique e ilustre.

Não seja Parcial

Seja imparcial mesmo que discordem de suas ideias, ou seja, não leve a discussão para o campo pessoal, não tome partido e tenha calma, principalmente com aqueles que não entendem do assunto tratado. Não interrompa quem está falando, ouça com atenção.

Mantenha o equilíbrio emocional

Seja racional ao debater, emita sua opinião sem discursos e transmita segurança nas orientações. Elimine as tensões e as situações complicadas fazendo uso de seu senso de humor, deixando as pessoas à vontade, mas seja sério, quando for preciso.

A Prática da Comunicação Telefônica

Haja de bate pronto

Atenda qualquer chamada no máximo ao terceiro toque. Além de educado, isto evita que o seu interlocutor perca tempo e você também. Sucessivos toques tiram o poder de concentração reduzindo a produtividade.

Atenda cordialmente

Seja educado, solícito e preciso ao atender qualquer chamada, de modo que a pessoa possa obter a informação desejada prontamente. Assim, no mínimo informe qual é a empresa, o departamento, o atendente e a saudação de atendimento.

Não jogue conversa fora

Não caia na tentação de falar com diversas pessoas ao mesmo tempo, usando diferentes telefones, ou seja, a conhecida teleconferência. Alternar interlocutores, deixando um ou outro esperando na linha, além de improdutivo, é falta de educação e, pode constranger que não tem nada há haver com o assunto, especialmente quando este envolve situações de constrangimento.

Espere o alô final

Tenha cuidado de não desligar, bater o telefone na cara, antes do diálogo terminar. Para ter certeza de que a conversa foi encerrada, ouça a saudação final e responda de forma complementar. Isto evitará uma nova ligação, consequentemente perda de tempo.

Evite boi na linha

Use o recurso de viva voz moderadamente, pois muitas vezes ele prejudica a qualidade da ligação, ao mesmo tempo em que pode atrapalhar o diálogo. Quando muitas pessoas participam de uma conversa, especialmente por meios remotos, a probabilidade de perda de foco e tempo é uma realidade muito comum.

A Prática da Comunicação Eletrônica

Não perca a hora

Reserve um horário específico para responder aos e-mails. Dependendo de sua rotina de trabalho escolha o início da manhã, próximo do almoço, início ou final da tarde. O importante é esta atividade não quebrar sua agenda. Quando fizer isto evite realizar outras atividades paralelas.

Evite copiar

Evite copiar a tudo e a todos. Somente copie quem realmente necessita tomar conhecimento do assunto tratado eletronicamente. Não copie curiosos, pois são os que mais interferem opinando e replicando a mensagem indefinidamente a cada nova resposta. É o famoso ao, ao, ao. Ao fulano, ao cicrano, ao beltrano.

Vá direto ao ponto

Seja objetivo, econômico e preciso em sua mensagem, mesmo porque nem você e nem o seu interlocutor tem tempo suficiente para gastar com mensagens que não agregam valor. Além, disto, objetividade facilita o entendimento e abrevia discussões desnecessárias.

Não seja curioso

Não abra ou leia todos as correspondências recebidas, mesmo que sem compromisso. Se você já sabe que se trata de um spam, apague imediatamente. Abrir, passar os olhos e apagar um e-mail toma um tempo precioso, pois a quantidade que recebemos diariamente é um absurdo.

Não caia em tentação

Evite responder a todos os e-mails, não caia na tentação de achar que todos, absolutamente todos, são importantes. Procure substituir a resposta eletrônica pelo contato pessoal ou verbal, isto torna a comunicação mais humana e encoraja o seu interlocutor a fazer o mesmo. Se o problema é registro, conversas de uma forma ou de outra, também pode ser registradas.

Não se atole

Evite o acúmulo de e-mails em sua caixa de entrada ou em sua pasta de arquivo morto, para tanto dê uma tratativa adequada a todos eles. Abrir, passar o olho, fechar e mantê-los como está, suscita a necessidade ou desejo de abrir e ler novamente, gastando um tempo que já é escasso, além de ofuscar outras mensagens importantes.

Não exagere

Incentive ou exija de seus pares e subordinados, um comportamento moderado no uso do correio eletrônico. Quanto mais tempo gastamos enviando, recebendo e apagando e-mails, menos tempo dedicamos a nossa equipe e consequentemente aquilo que gera um propósito.

Não perca o foco

Concentre-se apenas em responder ou apagar e-mails, não realize atividades ou conversas paralelas. Além de desviar o foco, torna-se deselegante olhar para o computador, teclar continuamente, enquanto conversamos com alguém. Quando não há olhos no olhos, não há atenção, logo não compreendemos nosso ouvinte, tomando o tempo dele, correndo o risco de não fazer adequadamente nem uma coisa, nem outra.

Não quebre o texto e contexto

O assunto deve ter início, meio e fim, portanto, se ele exige mais de um e-mail para ser resolvido, este deve ser enviado a todos os copiados, ou seja, não caia na tentação de enviar e-mails isolados sobre o mesmo assunto. Se fizer isto terá diferentes e-mails tratando de um mesmo tema e para entender o contexto, terá que copiar e colar, e-mail abaixo de e-mail afim de obter uma sequência completa do histórico de mensagens enviadas e recebidas sobre o assunto em questão.

Faça mais

Resolva primeiro e responda depois tudo aquilo que estiver ao seu alcance ou alçada, porque isto evitará réplicas desnecessárias. Enviar uma mensagem informando que vai resolver o problema ou que está ciente da mensagem recebida, irá gerar uma nova resposta sem que o assunto tenha sido resolvido. Portanto, faça mais, envie menos, receba menos, apague menos.

Responda já

Organize uma pasta com resposta padrão às perguntas mais frequentes. Normalmente há um canal de comunicação interno e externo, que recebe muitas demandas relativas a questões técnicas, algumas vezes complexas, mas que exigem respostas rápidas. Como diferentes pessoas fazem perguntas comuns, ter uma resposta padrão disponível é muito útil.

A Prática dos Valores

Valor é um conjunto de características que moldam o caráter de um indivíduo, refletindo-se em práticas de vida. Tratam da essência, crença e consciência, portanto, apresentam caráter subjetivo. Nos valores a pessoa é a essência, logo há a preocupação com o autoconhecimento e o conhecimento do outro. Na conduta a pessoa materializa a existência, assim ela possui caráter objetivo, estando relacionada ao comportamento e educação para as relações. Ambos, valores e condutas são os pilares de uma empresa progressista, porém é o propósito que conduzirá ao caminho do sucesso. A sinergia entre os valores e os propósitos, conduzirá a uma riqueza plena. Por meio do propósito o empreendimento oferece aos seus líderes a oportunidade de criar e reter talentos e a todos os colaboradores a possibilidade de desenvolver e aperfeiçoar suas competências, alinhavados pelos valores individuais (virtuosos), empresariais (organizacionais) e materiais (riqueza). Como eles traduzem os pensamentos e sentimentos das pessoas, a partir dos valores individuais cria-se um código de ética, a carta de valores, que forma os alicerces de uma empresa, importantes em uma conjuntura econômica desfavorável, expandindo o comprometimento, a experiência e dignificando o trabalho, criando uma força motivacional capaz de romper a rigidez de qualquer organização. Há uma maneira de se liderar pessoas baseadas em um conjunto de regras e procedimentos, os quais muitas vezes relegam os valores em segundo plano, gerando um ambiente altamente competitivo. A incorporação de valores desenvolve o espírito cooperativo, para tanto eles devem compor a bagagem de cada indivíduo, de modo que se utilize os valores como premissa ao ponto de ir trabalhar, voltar para casa e poder dizer: “eu vivi intensamente o dia de hoje”. Liderar preferencialmente calcado em regras, pode invariavelmente tornar o ambiente pobre em valores, trocando a cooperação pela competição. Ambiente altamente competitivo pode gerar relacionamentos frágeis. Contratos e regras existem para ser quebrados. Portanto, é fundamental trocar regras por valores.

 

A Prática da Criatividade

Criatividade é paixão por aquilo que se faz, não fazendo aquilo que se gosta, mas gostando daquilo que se tem para fazer. É ter paixão e desejo de realizar coisas com um propósito. É ser chamado de sonhador, louco e não se importar de ir adiante. É ser perseverante o suficiente para demonstrar um dia que tudo aquilo que sempre idealizou se transforme em algo concreto, palpável, acrescido do que chamamos diferencial. É ir do ordinário ao extraordinário, pois neste momento você será finalmente reconhecido como criador e não criatura. O sucesso de uma pessoa criativa depende também de técnica, competência e perseverança. Em uma empresa criativa as ideias nascem e florescem, ao contrário de corporações tradicionais onde elas nascem mortas, ou melhor, quando nascem. Demonstre o caráter pessoal no ambiente de trabalho, pois ele é fundamental para a criatividade, mas para isto você precisa não ter vergonha de tentar, repetir, copiar, acertar e errar, afinal todas estas características são inerentes ao capital humano, fator fundamental de criação.  

A Prática do Propósito

É o ato ou ação de dar importância, significado a algo que necessita ser realizado, criado e desenvolvido. Para que os objetivos pessoais e profissionais estejam alinhados, é preciso que o trabalho tenha um propósito de modo que haja empenho e interesse no sentido de mover a todos em busca de um objetivo comum. Neste sentido é fundamental conhecer o comportamento humano, a começar pelo entendimento de suas percepções, motivações, necessidades e expectativas, desta maneira evita-se a gestão pelo medo, onde a obediência cega e falsa deixa de existir. Os valores são os pilares de uma empresa progressista, porém é o propósito que conduzirá ao caminho do sucesso. A sinergia entre os valores e os propósitos conduzirá a um ambiente de  plena riqueza. Por meio do propósito, elimina-se os diversos departamentos em prol de um único empreendimento, que oferece aos seus líderes a oportunidade de criar, reter e engajar talentos, bem como permite que todos os demais colaboradores tenham a possibilidade de desenvolver e aperfeiçoar suas competências. Neste ambiente empreendedor, o processo de tomada de decisão é ágil e confiável, tendo como base informações claras, precisas e concisas, que retrata com fidelidade o passado, o presente e cria cenários consistentes para inspirar o futuro. Assim, para oferecer ao trabalho um propósito troque coisa por fazer, por resultado atingido e por uma contribuição a oferecer. Atue como agente facilitador, procurando não atrapalhar, estimulando o comprometimento, dinamismo, desenvolvimento, criatividade e superação. Este é o contexto do líder criador, o único capaz de gerar propósito em um ambiente tão desgastante, pois ele garante que as mudanças não sejam apenas superficiais, mas de conteúdo, pois há transformação do modelo mental. Empreendimento é ponto de encontro dos criadores e departamento é o ponto de encontro das criaturas. Seja um empreendedor, porque  não há dúvida, somente no primeiro o trabalho tem um propósito.

A Prática da Negociação

Negociar implica em fazer concessões, o que naturalmente não é uma tarefa fácil, pois como não estamos habituados a ceder, interpretamos este ato como uma derrota ou uma incapacidade de persuasão. Na verdade não há perdedores ou vencedores, mas sim a sensação de que o bom senso, a equidade e o equilíbrio prevaleceram em prol da realização do negócio.  É preciso entender e reconhecer que ambos os lados merecem oportunidades iguais, que certamente resultarão em uma fidelidade pautada pelo respeito mútuo. Partindo deste pressuposto, não se pode abandonar a mesa de negociação sem que as diferenças ou os problemas de difícil solução sejam resolvidos. Manter o equilíbrio emocional, não elevar ou alterar o tom de voz, conhecer as necessidades e dificuldades do outro, bem como saber recuar ou retroceder, são fatores fundamentais para que uma negociação se reflita em um caso de sucesso. Ela é o poder autoritário cedendo espaço ao poder compartilhado. Negociar é ceder, é concentrar-se nas pessoas, buscando informações sobre a equipe e não somente sobre os objetivos e metas. Ter uma visão sistêmica enxergando fatos, dados, interesses, sentimentos e valores. Usar a empatia, um dos valores mais importantes, que prega o ouvir, para ser ouvido, respeitar para ser respeitado. Focar nos interesses da equipe, buscando a solução do problema. Procurar desenvolver um vínculo duradouro, que vá além de atingir resultados. Caminhar para a solução do problema, pois todos os problemas são problemas de todos, mas o problema da equipe que você escolheu é teu. O maior erro é fugir do problema, usando de desculpas, subterfúgios ou até mesmo transferindo a responsabilidade para a equipe ou para o cliente. Entre de cabeça na solução do problema. Troque propostas, pois uma parceria somente é boa quando for boa para ambas as partes. Havendo impasse, busque, sugira alternativas. Procure facilitar o sim e dificultar o não. Não existem problemas, mas oportunidades de melhorias. Pergunte se você está na solução do problema para atender os anseios da equipe. Seja ético, sem manhas e artimanhas, com linhas e sem entrelinhas. Uma relação duradoura é baseada na confiança, benefício e respeito mútuo.

A Prática do Contato Físico

O líder deve manter permanente contato com a equipe a fim de obter uma impressão, formular uma opinião e assim tomar uma decisão. Por meio da convivência diária natural e espontânea com todos os níveis hierárquicos ele cria vínculos emocionais e afetivos, onde as experiências memoráveis vivenciadas permitirão captar de forma assertiva as necessidades e expectativas de sua equipe. O simples contato físico expressado por meio de um elogio, um aperto de mão ou até mesmo um abraço, transmite a ideia de que as pessoas sempre podem contar com o apoio incondicional do líder, pois o que elas mais querem é poder desfrutar da sensação de segurança diante das diversas situações e incertezas que moldam o ambiente e mercado de trabalho. Mesmo na frieza do mundo corporativo todos desejam um ombro e uma palavra amiga, ou seja, as pessoas necessitam sentir a presença física da liderança, afinal problema de liderado é problema de líder. Assim, fica muito mais fácil para ele entender como as pessoas se comportam, captando suas percepções e emoções, para que desta maneira ele possa alocar as pessoas certas nos lugares certos, manter a unidade de sua equipe e usar o aprendizado diário para acompanhar, monitorar, orientar, atender ou impor limites aos diferentes anseios de seus liderados, as quais terão influencia direta no comportamento de cada um. O líder precisa bater de porta em porta, conversar frente a frente, estimulando a manutenção do contato físico nas relações profissionais, as quais são repletas de interfaces e naturalmente desgastantes, necessitando de monitoramento diário para que a comunicação, órgão vital para o entendimento, permaneça nas linhas e não nas entrelinhas.

A Prática do Bem Estar

O bem estar está amplamente associado ao modo como lidamos com nossa vida pessoal e trajetória profissional. É um conceito muito mais amplo do que a própria felicidade, a qual pode não ter fim, ou seja, pode não ser encontrada. Em uma definição pura e simples, felicidade é um estado de contentamento, podendo também representar sucesso, êxito e sorte. Neste sentido indica momento, algo passageiro, pontual e não algo pleno, pois o ser humano é eternamente insatisfeito. A cada novo objetivo e meta alcançada, ele buscará outra forma de renovar sua satisfação. Enfim conceitos muito relativos e superficiais que poderão não ser tão relevantes e importantes para a maioria das pessoas. O bem estar por sua vez pressupõe manter laços saudáveis, desenvolver atividades físicas, prestar atenção, buscar novos conhecimentos e entregar-se a um propósito. Para conquistarmos o bem estar, necessitamos estabelecer uma rede de relacionamentos profissionais e pessoais onde à ajuda mútua garantirá o apoio nos momentos mais difíceis. Investir em amizade é a maneira mais fácil, barata, saudável e agradável de tornar-se verdadeiramente rico. Isto não implica em ser popular, mas sim em ter vínculos afetivos e profissionais relevantes e enriquecedores. Nesta busca por relacionamentos, a qualidade dos amigos é muito mais importante do que a quantidade deles. Procure na medida do possível ter amigos bem humorados, despojados e extrovertidos. Invista mais na vida real do que na virtual, pois apesar das redes sociais serem importantes elas não substituem as verdadeiras e sólidas amizades. Perfis podem ser criados, modificados e deletados, a qualquer momento, sem que se conheça a  identidade do criador. Porém, personalidades de carne e osso não podem ser moldadas sem que haja convivência mútua, o que permite a cada um se conhecer com mais propriedade e segurança. Esmere-se em praticar o bem, trate cordialmente uns aos outros, zele pela saúde de seus relacionamentos, seja paciente na tribulação, alegre-se com os que se alegram e chore com os que choram. A plena atividade física e mental além de nos proporcionar o alcance do bem estar, garante também uma maior longevidade. Exercitar-se regularmente faz com que as pessoas se sintam importantes e continuem sendo, ativas, atentas e dispostas, no entanto é preciso que cada um respeite os limites de seu corpo procurando realizar exercícios adequados e mediante orientação profissional. Proponha-se a realizar trabalhos voluntários, ele proporciona o vínculo com diferentes pessoas e classes sociais, ampliando sua forma de pensar e ver o mundo onde está inserido. Há inúmeros projetos sociais que trabalham com crianças, jovens, adultos e idosos. Diferentes idades e necessidades, mas carentes de um único sentimento, que é o da esperança de ser ajudado.

A Prática do Compartilhamento

Compartilhar ideias, pensamentos, emoções, experiências, conhecimento, paciência, entendimento, perseverança, soluções, alegria, torna a vida e os relacionamentos muito mais saudáveis. Quanto mais nos relacionamos com as pessoas, mais compreendemos suas atitudes, gestos, ações, fraquezas e fortalezas, ficando muito mais fácil encontrar o respeito mútuo. Se não escolhemos nossos pais e irmãos, as pessoas mais importantes de nossas vidas, não se devemos, portanto, escolher as pessoas com as quais devemos trabalhar. Digo, não se deve fazer acepção de pessoas devido a não concordância com seu modo de agir ou falar. O pré-conceito ou a visão unilateral pode prejudicar o trabalho em equipe. Como todo mundo merece uma oportunidade, o verdadeiro líder deve procurar estreitar seu relacionamento justamente com quem tem mais dificuldade de se relacionar, não devendo ater-se as relações fortes e estáveis, pois estas já estão consolidadas, bastando apenas estar atento. Se o líder conviver e formar equipes somente com quem tem ampla e irrestrita afinidade, corre o risco de empobrecer seu poder e força de multiplicação dos laços de amizade e respeito. O problema para muitos líderes é que compartilhar, implica em reduzir o poder de influência sobre as demais pessoas que o rodeiam. Mesmo que sua natureza humana dificulte a sua capacidade de enxergar seus próprios defeitos e limitações, ele deve fazer de tudo para não revidar e não se vingar, pois a revanche fere todos os princípios. Ele precisa vencer o mal com o bem, sendo coerente e consistente, demonstrando na prática o que prega na teoria. O seu comportamento deve estar afinado com o que você fala ou o modo como se expressa. .

 

A Prática da Sabedoria

Sabedoria é a capacidade que o líder possui de entender que ele está sujeito a falhas, erros e omissões, decorrentes de sua natureza humana. Neste contexto estas fraquezas devem ser admitidas, corrigidas e melhoradas de modo que esta transformação de comportamento o coloque no patamar da humildade, reconhecendo que o seu crescimento pessoal e profissional depende de uma liderança baseada na sabedoria, onde o conhecimento técnico é apenas um mero detalhe. O verdadeiro líder percebe que a sabedoria por ser pura, pacífica, indulgente, tratável, imparcial, deve ser usada para aprender, enquanto que o ensino para entender as palavras da inteligência. A sabedoria é o escudo para o que líder caminhe na sinceridade, pois quando a encontra ele adquire conhecimento, pois ela oferece um lucro maior do que a prata, rende mais do que o mais fino ouro, é mais preciosa do que pérolas e tudo que se pode desejar não é comparável a ela. O líder rico em sabedoria, não recebe um salário e bônus ilusórios, mas sim uma recompensa verdadeira. O líder sábio não se engrandeça e não sobrepuje a inteligência de seus pares e subordinados, pois ele sabe que na muita sabedoria há enfado e tristeza. Ela habita com a prudência, dispõe de conhecimentos e conselhos, sendo facilmente encontrada nos lábios dos líderes prudentes, cujas palavras são como aguilhões e pregos bem fixados. Portanto ele modera os lábios, pois no muito falar não falta transgressão. O seu proveito dá vida ao seu possuidor. Ao invés de contemplar o poder, passa a contemplar a sabedoria, que é mais valiosa do que a estultícia. O líder deve se alimentar e beber do seu trabalho de forma comedida, pois ele não precisa de pompa e ostentação, mas apenas de paz interior, empenho e dedicação, o resto é consequência. Uma equipe não se importa de ouvir a repreensão de um líder sábio, porém ela não suporta um líder tolo.  

"Um ponto importante da sabedoria de vida consiste na proporção correta com a qual dedicamos a nossa atenção em parte ao presente, em parte ao futuro, para que um não estrague o outro. Muitos vivem em demasia no presente: são os levianos; outros vivem em demasia no futuro: são os medrosos e os preocupados." (Schopenhauer)

"Há três métodos para ganhar sabedoria: primeiro, por reflexão, que é o mais nobre; segundo, por imitação, que é o mais fácil; e terceiro, por experiência, que é o mais amargo." (Confúcio)

"Conhecer os outros é inteligência, conhecer-se a si próprio é verdadeira sabedoria. Controlar os outros é força, controlar-se a si próprio é verdadeiro poder." (Lao- Tsé).