A Prática da Comunicação Eletrônica

Não perca a hora

Reserve um horário específico para responder aos e-mails. Dependendo de sua rotina de trabalho escolha o início da manhã, próximo do almoço, início ou final da tarde. O importante é esta atividade não quebrar sua agenda. Quando fizer isto evite realizar outras atividades paralelas.

Evite copiar

Evite copiar a tudo e a todos. Somente copie quem realmente necessita tomar conhecimento do assunto tratado eletronicamente. Não copie curiosos, pois são os que mais interferem opinando e replicando a mensagem indefinidamente a cada nova resposta. É o famoso ao, ao, ao. Ao fulano, ao cicrano, ao beltrano.

Vá direto ao ponto

Seja objetivo, econômico e preciso em sua mensagem, mesmo porque nem você e nem o seu interlocutor tem tempo suficiente para gastar com mensagens que não agregam valor. Além, disto, objetividade facilita o entendimento e abrevia discussões desnecessárias.

Não seja curioso

Não abra ou leia todos as correspondências recebidas, mesmo que sem compromisso. Se você já sabe que se trata de um spam, apague imediatamente. Abrir, passar os olhos e apagar um e-mail toma um tempo precioso, pois a quantidade que recebemos diariamente é um absurdo.

Não caia em tentação

Evite responder a todos os e-mails, não caia na tentação de achar que todos, absolutamente todos, são importantes. Procure substituir a resposta eletrônica pelo contato pessoal ou verbal, isto torna a comunicação mais humana e encoraja o seu interlocutor a fazer o mesmo. Se o problema é registro, conversas de uma forma ou de outra, também pode ser registradas.

Não se atole

Evite o acúmulo de e-mails em sua caixa de entrada ou em sua pasta de arquivo morto, para tanto dê uma tratativa adequada a todos eles. Abrir, passar o olho, fechar e mantê-los como está, suscita a necessidade ou desejo de abrir e ler novamente, gastando um tempo que já é escasso, além de ofuscar outras mensagens importantes.

Não exagere

Incentive ou exija de seus pares e subordinados, um comportamento moderado no uso do correio eletrônico. Quanto mais tempo gastamos enviando, recebendo e apagando e-mails, menos tempo dedicamos a nossa equipe e consequentemente aquilo que gera um propósito.

Não perca o foco

Concentre-se apenas em responder ou apagar e-mails, não realize atividades ou conversas paralelas. Além de desviar o foco, torna-se deselegante olhar para o computador, teclar continuamente, enquanto conversamos com alguém. Quando não há olhos no olhos, não há atenção, logo não compreendemos nosso ouvinte, tomando o tempo dele, correndo o risco de não fazer adequadamente nem uma coisa, nem outra.

Não quebre o texto e contexto

O assunto deve ter início, meio e fim, portanto, se ele exige mais de um e-mail para ser resolvido, este deve ser enviado a todos os copiados, ou seja, não caia na tentação de enviar e-mails isolados sobre o mesmo assunto. Se fizer isto terá diferentes e-mails tratando de um mesmo tema e para entender o contexto, terá que copiar e colar, e-mail abaixo de e-mail afim de obter uma sequência completa do histórico de mensagens enviadas e recebidas sobre o assunto em questão.

Faça mais

Resolva primeiro e responda depois tudo aquilo que estiver ao seu alcance ou alçada, porque isto evitará réplicas desnecessárias. Enviar uma mensagem informando que vai resolver o problema ou que está ciente da mensagem recebida, irá gerar uma nova resposta sem que o assunto tenha sido resolvido. Portanto, faça mais, envie menos, receba menos, apague menos.

Responda já

Organize uma pasta com resposta padrão às perguntas mais frequentes. Normalmente há um canal de comunicação interno e externo, que recebe muitas demandas relativas a questões técnicas, algumas vezes complexas, mas que exigem respostas rápidas. Como diferentes pessoas fazem perguntas comuns, ter uma resposta padrão disponível é muito útil.